Strategi Implementasi Lean Six Sigma: Manufaktur dan Jasa

Strategi Implementasi Lean Six Sigma dapat dilakukan dalam berbagai bidang, beberapa diantaranya adalah dalam industri manufaktur, bidang jasa, dan juga bisa pada GE Healthcare.

Implementasi Lean Six Sigma dalam industri Manufaktur

Beberapa langkah berikut dapat dijadikan panduan untuk implementasi Lean Six Sigma dalam industri manufaktur.

1 . Identifikasi nilai produk manufaktur yang akan ditawarkan kepada pelanggan berdasarkan perspektif dari pelanggan. Pada umumnya nilai dari produk manufaktur yang ditawarkan kepada pelanggan berkaitan dengan:

  • kualitas dari produk sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama
  • harga produk yang kompetitif dibandingkan terhadap kompetitor pada tingkat kualitas produk yang sama
  • penyerahan tepat waktu (OTD-on-time delivery) sesuai kesepakatan kontrak pembelian
  • pelayanan-pelayanan yang terkait dengan produk, penyerahan produk, dan pelayanan purnajual (after sales services)
  • hal-hal spesifik lain yang ditentukan oleh pelanggan atau regulator apabila hal itu berkaitan dengan produk yang diatur (regulated products).

2 . Transformasikan nilai-nilai dari persyaratan yang telah disepakati bersama di atas kedalam CTQ (critical to quality), CTC (critical to cost), CTD (critical to delivery), dan CTS (critical to sevice/safety) agar dapat diukur, dipantau, dan dikendalikan oleh manajemen perusahaan. Ciptakan Master Improvereent Story perusahaan yang mampu menampung informasi dalam poin 1 dan 2 di atas. Beberapa indikator kinerja kunci (key performance indicators= KPIs) yang dapat dipertimbangkan dalam program Lean Six Sigma, ditunjukkan dalam tabel berikut.

Critical to Quality (CTQ)Critical to Cost (CTC)Critical to Delivery (CTD)Critical to Safety (CTS)
ScrapBiaya tenaga kerja per unit produkOEE (overall equipment effectiveness)OSHA RIR (reportable incident rate)
F PY (First Pass Yield)COPQ (cost of poor quality)OTD (on-time-delivery)5S Compliance
Tingkat Sigma (DPMO=defects per million opportunities)Inventory turn-overMTBF (mean time between failures)Employee training compliance
Kapabilitas ProsesNilai WIP (work-in-process)MTTR (mean time to repair)Dan lain-lain
Dan lain-lainDan lain-lainDan lain-lain

3 . Lakukan pemetaan produk individual, kelompok produk (product family), atau lini produk (product line) sepanjang value stream process, untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas nilai tambah (value-added activities) dan bukan nilai tambah (non value added activities) yang merupakan pemborosan atau waste.

4 . Tentukan beberapa indikator kinerja kunci (key performance-KPIs) dari value stream process pada saat sekarang sebagai berikut: Process Cycle Efficiency (PCE)=Value Added Time/Total Lead Time.

5 . Desain value stream process map untuk masa mendatang (future state value stream process map) beserta target untuk meningkatkan PCE (Process Cycle Efficiency) melalui rasionalisasi atau simplifikasi proses dan eliminasi pemborosan atau waste yang ada, meningkatkan OEE (Overall Equipment Effectiveness) melalui reduksi downtime, reduksi cacat, implementasi TPM (Total Productive Maintenance), menurunkan atau memperpendek Lead Time melalui menurunkan Work-In-Process (WIP) inventory dengan jalan melakukan penyeimbangan proses mengikuti Takt Time, dan peningkatan kinerja PQCSDM (productivity, quality, cost, service/safety, delivery, morale).

Implementasi Lean Six Sigma dalam Industri Jasa

Lean Six Sigma dapat juga diterapkan dalam industri jasa. Beberapa kelompok industri jasa berikut telah menerapkan Lean Six Sigma.

1. Jasa Hospitality (Hospitality Services)

  • Katering (catering)
  • hotel
  • pariwisata
  • pertunjukan (entertainment)
  • radio
  • televisi
  • rekreasi (leisure), dll.

2. Komunikasi

  • Bandar Udara (Bandara) dan penerbangan jalan
  • transportasi kereta api dan laut
  • telekomunikasi, pos, data, dll.

3. Jasa Kesehatan

  • Dokter/staf medis
  • rumah sakit
  • ambulans
  • laboratorium medis
  • dokter gigi
  • ahli kaca mata, dll.

4. Pemeliharaan (Maintenance)

  • Listrik
  • mesin
  • kendaraan
  • sistem pemanas
  • pendingin udara (air conditioning)
  • bangunan
  • komputer, dll.

5. Utilitas (Utilities)

  • Dinas kebersihan
  • manajemen limbah (waste management)
  • penyedia air (water supply)
  • pemeliharaan landasan (grounds maintenance)
  • penyediaan listrik, gas, dan energi
  • pemadam kebakaran
  • polisi
  • pelayanan publik, dll.

6. Perdagangan

  • Perdagangan besar
  • perdagangan eceran
  • distributor
  • pemasaran
  • pengepakan, dll.

7. Keuangan

  • Bank
  • asuransi
  • dana pensiun
  • jasa-jasa properti
  • akuntansi, dll.

8. Profesional

  • Arsitektur (desain bangunan)
  • surveying
  • hukum
  • penegakan hukum
  • keamanan
  • rekayasa
  • manajemen proyek
  • manajemen kualitas
  • konsultansi
  • pendidikan dan pelatihan, dll.

9. Administrasi

  • Personalia
  • perhitungan
  • jasa-jasa perkantoran, dll.

10. Teknis

  • Konsultansi
  • fotografi
  • laboratorium uji, dll.

11. Pembelian

  • Kontrak
  • manajemen dan distribusi inventori, dll.

12. Keilmuan (Scientific)

  • Riset
  • pengembangan
  • studies
  • bantuan bantuan keputusan (decision aids), dll.

Implementasi Lean Six Sigma Menggunakan Pendekatan DMAIC

Implementasi Lean Six Sigma yang menggunakan pendekatan DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) adalah sebagai berikut:

Define

  • Apakah tujuan untuk melakukan peningkatan kinerja yang telah tercantum dalam Master Improvement Story perusahaan?
  • Proses manakah yang perlu untuk ditingkatkan untuk bisa mencapai tujuan peningkatan kinerja dalam Master Improvement Story perusahaan?
  • Apa yang menjadi batasan atau ruang lingkup untuk peningkatan proses?
  • Apa yang menjadi ukuran kinerja utama (KPIs) dan manfaat yang diharapkan?
  • Bagaimana proses eksekusi akan dilakukan untuk peningkatan kinerja ?

Measure

  • Bagaimana rencana pengumpulan data?
  • Apakah sistem pengukuran yang ada telah tepat dan akurat?
  • Apa dan berapa banyak jenis cacat atau kesalahan yang ada sekarang?
  • Berapa tingkat kinerja (baseline kinerja) dari proses dan produk yang sekarang?
  • Apakah variasi dalam produk dan proses yang terjadi sekarang berada dalam batas-batas yang normal?
  • Area fungsional mana yang paling terkena dampak atau pengaruh?

Analyze

  • Berapakah tingkat kesenjangan antara kinerja sekarang dibandingkan dengan target kinerja yang telah ditetapkan dalam Master Improvement Story perusahaan sebelumnya?
  • Di mana sumber utama terjadi variasi dan pemborosan (waste)?
  • Apakah akar-akar penyebab utama yang menimbulkan dampak paling besar terhadap variasi dan juga pemborosan (waste)?
  • Berapa sering akar-akar penyebab utama itu terjadi?
  • Apakah dampak negatif dari akar-akar penyebab utama tersebut kepada pelanggan?

Improve

  • Bagaimana teknik-teknik atau cara-cara untuk menghilangkan atau menurunkan variasi dan pemborosan (waste) baik dalam proses maupun produk?
  • Apakah ada cara-cara peningkatan kinerja yang diajukan tersebut terbukti memberikan hasil-hasil manfaat (hard savings and soft savings) yang paling besar?

Control

  • Bagaimana kita dapat meyakinkan kepada manajemen bahwa peningkatan kinerja yang dilakukan bersifat tetap (permanent)?
  • Apakah hasil-hasil manfaat dan praktik-praktik terbaik telah didokumentasikan?
  • Apakah sebuah sistem pemantauan kinerja sudah ditetapkan kedalam bentuk rencana pengendalian Lean Six Sigma (Lean Six Sigma control plan). Sebagai catatan: Lean Six Sigma control plan akan dikemukakan kemudian.
  • Apakah praktik-praktik terbaik itu telah dibagi dan dikomunikasikan secara visual dengan tim peningkatan kinerja yang lain dalam organisasi?
  • Bagaimanakah hasil-hasil manfaat (hard savings and soft savings) tersebut akan terlihat dalam seluruh laporan keuangan, rencana-rencana bisnis, dan juga Master Improvement Story perusahaan di masa yang akan datang nantinya?

Implementasi Lean Six Sigma pada GE Healthcare

General Electric ( GE ) memiliki suatu formula, yaitu: Q x A = E , di mana Q = Quality of Solution, A = Acceptance Level, dan E = Effectiveness of Results.

Quality of Solution menggunakan suatu kerangka kerja yang disebut Work-Out dengan pendekatan Six Sigma dan Design for Six Sigma, sedangkan Acceptance Level dilakukan melalui suatu kerangka yang disebut CAP (Change Acceleration Process).